VIKTIGT MEDDELANDE

Uppdatering av klubb- och medlemsinformationen

Som ni redan känner till, togs en ny automatisk uppkoppling mellan vår nationella medlemsdatabas (medlemsregistret) och RI:s databas i bruk i januari 2012.

Uppkopplingen innebar, att dubbelarbetet med att uppdatera klubb- och medlemsinformationen i två olika databaser försvann, och samtidigt garanterar den att informationen i databaserna överensstämmer.

I praktiken innebär detta, att basuppgifterna om klubben, dess medlemmar och funktionärer numera uppdateras ENBART i Finlands Rotarys databas, därifrån information automatiskt överförs till RI:s databas. Uppkopplingen hanterar klubbens basuppgifter och ändringar i medlemsinformationen (nya medlemmar, avgångna medlemmar, och förändringar av status som aktiv medlem à hedersmedlem, och klubbfunktionärerna under det innevarande och det kommande rotaryåret).

Det har uppstått förvirring om hur uppdateringen går till, eftersom RI skickat information direkt till klubbarna. RI använder beteckningen ”OneRotary database integration” för denna uppkoppling. I finland talar vi helt enkelt om FIMDA (Finland’s Multidistrict Access).

De instruktioner som RI skickar ut sprids globalt, och i dem tas det inte nödvändigtvis hänsyn till nationella tillvägagångssätt.

Låt mig än en gång framhålla, att för Finlands del skall klubbens basuppgifter, dess medlemsinformation och uppgifterna om klubbfunktionärerna uppdateras ENBART i det finländska medlemsregistret, oberoende av de avvikande instruktioner som RI skickar ut, och oberoende av att tillgången till RI:s system för uppdatering av klubb- och medlemsinformation fortfarande inte är blockerat ens för de länder som använder den nya automatiska uppkopplingen.

Om klubben uppdaterar sina uppgifter direkt i RI:s system, innebär detta att det uppstår motsägelser och problem vad gäller bl.a. betalningen av avgifterna per capita.

Finlands Rotarys medlemsdatabas finns på FR:s sidor under punkten ”Medlemssidorna -> SR - FR medlemsregister”.

En beskrivning av medlemsdatabasen och instruktioner finns på FR:s sidor under punkten ”Medlemssidorna à Anvisningar och utbildningsmaterial -> (kräver inloggning) -> Beskrivning och instruktioner för databaserna -> Beskrivningar och instruktioner för FR:s medlemsdatabas”.

Med rotaryhälsningar,
Markku Kalliomäki
Finlands Rotary, MDES / systemintegrator